شاخص کلیدی عملکرد (KPI)

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیه و چه اهمیتی داره؟ + پاسخ به 15 سوال متداول درمورد شاخص کلیدی عملکرد!

شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) در واقع شاخص های کلیدی پیشرفت به سوی نتیجه مورد نظر هستند. KPI ها تمرکز خود رو بر بهبود راهبردی و عملیاتی قرار میدن، مبنایی تحلیلی برای تصمیم گیری ایجاد می کنند و به تمرکز توجه بر موارد مهم تر کمک می کنند. همانطور که پیتر دراکر معروف می گه: “آنچه اندازه گیری می شود انجام می شود.”

مدیریت با استفاده از KPI شامل تعیین اهداف (سطح مطلوب عملکرد) و ردیابی پیشرفت در برابر اون هدفه. مدیریت با KPI ها اغلب به معنای کار برای بهبود شاخص های برجسته است که بعداً مزایای عقب ماندگی را به دنبال خواهد داشت. شاخص های پیشرو پیش درآمد موفقیت های آینده هستند. شاخص های عقب افتاده نشون میده که سازمان در دستیابی به نتایج گذشته چقدر موفق بوده است.

 

شاخص کلیدی عملکرد (KPI)

KPI خوب

  • ارائه شواهد عینی از پیشرفت در جهت دستیابی به نتیجه دلخواه.
  • اندازه گیری آنچه که باید اندازه گیری شه تا به تصمیم گیری بهتر کمک کنه.
  • مقایسه ای ارائه بشه که میزان تغییر عملکرد را در طول زمان اندازه گیری می کنه.
  • می تواند کارآیی، اثربخشی، کیفیت، بهنگام بودن، حاکمیت، انطباق، رفتارها، اقتصاد، عملکرد پروژه، عملکرد پرسنل یا استفاده از منابع رو ردیابی کنه.
  • بین شاخص های پیشرو و عقب افتاده متعادل هستند.

ارزش نسبی هوش تجاری مجموعه ای از اندازه گیری ها زمانی افزایش می یابد که سازمان نحوه استفاده از معیارهای مختلف و نحوه تأثیر انواع مختلف اقدامات را در تصویر عملکرد سازمان درک کند. KPI ها را می توان به چند نوع مختلف طبقه بندی کرد:

ورودی ها ویژگی ها (میزان، نوع، کیفیت) منابع مصرف شده در فرایندهایی که خروجی تولید می کنند را اندازه گیری می کنند

معیارهای فرآیند یا فعالیت بر نحوه استفاده از کارآیی ، کیفیت یا سازگاری فرایندهای خاص برای تولید خروجی خاص متمرکز است. آنها همچنین می توانند کنترل ها را بر روی اون فرایند، مانند ابزارها و تجهیزات مورد استفاده یا آموزش فرایند اندازه گیری کنند

خروجی ها معیارهای نتیجه ای هستند که میزان کار انجام شده را مشخص می کنند و آنچه تولید می شه رو مشخص می کند

نتایج بر دستاوردها یا تأثیرات متمرکز می شوند و به عنوان نتایج متوسط ​​طبقه بندی می شوند، مانند آگاهی از نام تجاری مشتری (نتیجه مستقیم مثلاً خروجی های بازاریابی یا ارتباطات)، یا نتایج نهایی، مانند حفظ یا فروش مشتری (که با افزایش آگاهی از برند) هر سازمانی به اقدامات استراتژیک و عملیاتی نیاز دارد و برخی از آن ها به طور معمول در حال حاضر وجود دارند. شکل 2 اقدامات استراتژیک، عملیاتی و سایر موارد را به شرح زیر نشان می دهد:

اقدامات استراتژیک پیشرفت رو در جهت اهداف استراتژیک، با تمرکز بر نتایج مورد نظر/مطلوب از نتیجه نهایی یا نتیجه متوسط، دنبال می کنه. هنگام استفاده از کارت امتیازی متوازن ، این اقدامات استراتژیک برای ارزیابی پیشرفت سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیک خود که در هر یک از چهار دیدگاه کارت امتیازی متوازن زیر نشان داده شده است، مورد استفاده قرار می گیره:

  1. مشتری/ذینفع
  2. مالی
  3. فرآیندهای داخلی
  4. ظرفیت سازمانی

اقدامات عملیاتی، که بر عملیات و تاکتیک ها متمرکز است و برای اطلاع از تصمیمات بهتر در مورد ارائه محصول / خدمات روزانه یا سایر عملکردهای عملیاتی طراحی شده است.

اقدامات پروژه، که بر پیشرفت و اثربخشی پروژه متمرکز است

اقدامات ریسک، که بر عوامل خطری که می تواند موفقیت ما را تهدید کند متمرکز شده است

اقدامات کارکنان، که بر رفتار ، مهارت ها یا عملکردهای انسانی مورد نیاز برای اجرای استراتژی متمرکز هست.

از یک مجموعه کامل از اقدامات، از جمله اقدامات مربوط به هر یک از این دسته ها، می توان برای درک نحوه اجرای موثر استراتژی استفاده کرد.

 

15 پرسش متداول رایج در مورد KPI ها

KPI به چه معناست؟

KPI مخفف شاخص کلیدی عملکرد است.

 

KPI چیست؟

KPI یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می دهد یک شرکت چگونه به طور موثر به اهداف اصلی کسب و کار دست یافته است.

 

KPI برای چه مواردی استفاده می شود؟

KPI ها توسط افراد و سازمانها برای ارزیابی موفقیت آن ها در رسیدن به اهداف مهم استفاده می شود. KPI های سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی شرکت تمرکز کنند، در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است بر فرایندهای درون بخش ها متمرکز شوند.

 

چگونه KPI ها را توسعه دهم؟

ما روش SMARTER را توصیه می کنیم. SMARTER مخفف کلمات Specific، Measurable، Accessable، Relevant، Time-bound، Evaluate and Reevaluate می باشد.

همانطور که یک لیست اولیه از ارزش ها ایجاد می کنید که به بهترین نحو پیشرفت در جهت اهداف کلیدی کسب و کار را نشان می دهد، سوالات زیر را در مورد آن ها از خود و یا تیم خود بپرسید:

  • آیا هدف شما خاص است؟
  • آیا می توانید پیشرفت به سوی آن هدف را اندازه گیری کنید؟
  • آیا واقعاً هدف قابل دستیابی است؟
  • هدف چقدر برای سازمان شما مناسب است؟
  • بازه زمانی رسیدن به این هدف چقدر است؟
  • چگونه و چه زمانی پیشرفت کوتاه مدت را ارزیابی خواهید کرد؟
  • چگونه و چه زمانی پیشرفت بلندمدت را مجدداً ارزیابی خواهید کرد
  • چه کسی KPI ها را تعیین می کند؟

پاسخ کوتاه: هر کسی. KPI ها توسط افراد، به عنوان مثال، برای دنبال کردن اهداف مرتبط با سلامتی و توسط سازمان ها برای دنبال کردن اهداف تجاری استفاده می شوند.

در مشاغل، به طور معمول KPI های دپارتمان وجود دارد (مانند مواردی که برای بازاریابی ، فروش و پشتیبانی مشتری، به چند مورد اشاره می شود). این KPI ها اغلب توسط رهبران بخش ها ایجاد می شوند و مدیران بخش اطمینان می دهند که تیم همسو شده و بر این اساس کار می کند.

سپس KPI های کلی وجود دارد که معمولاً توسط مدیر عامل و تیم اجرایی سازمان تعیین می شود. KPI های دپارتمان باید به گونه ای ایجاد شوند که مجموع آنها سوزن KPI های فراگیر را جابجا کند.

 

چگونه یک KPI ایجاد کنم؟

فرض کنید هدف کلی شما افزایش فروش کتاب برای امسال است. شما می خواهید این KPI را KPI فروش کتاب خود بنامید. در اینجا چگونه می توانید KPI را تعریف کنید:

  • چه: افزایش 15 درصدی فروش کتاب در سال جاری.
  • چرا: دستیابی به این هدف به شما امکان می دهد نماینده دیگری را استخدام کنید.
  • اندازه گیری: پیشرفت با افزایش تعداد کتابهای فروخته شده و درآمد حاصل از آن اندازه گیری می شود.
  • چگونه: ترافیک را از طریق یک وبلاگ متمرکز بر موضوعات مرتبط با حوزه چاپ ما هدایت کنید.
  • چه کسی: مدیر بازاریابی محتوا مسئول این KPI خواهد بود.
  • نتیجه: فروش کتاب امسال 15 درصد افزایش یافته است.
  • زمان: پیشرفت KPI به صورت ماهانه بررسی می شود.

 

از کدام KPI ها باید استفاده کنم؟

چیزی به نام “بهترین KPI” وجود ندارد. تنها بهترین KPI برای اهداف خاص شما وجود دارد. تعیین کنید که کدام اهداف برای شما، تیم و یا شرکت شما مهمتر است.

 

چه زمانی باید از KPI استفاده کنم؟

هنگامی که نیاز به پیگیری پیشرفت به سمت هدف در طول زمان دارید، از KPI استفاده کنید.

 

چرا باید KPI ها را مرور کنم؟

اهداف ممکن است در طول زمان تغییر کنند و عملکرد و پیشرفت در جهت رسیدن به آن اهداف قطعاً تغییر خواهد کرد. به این ترتیب، KPI سه ماه پیش ممکن است چندان مناسب نباشد. به همین دلیل مهم است که KPI های خود را تنظیم و فراموش نکنید.

 

چه زمانی باید KPI ها را مرور کنم؟

KPI ها باید در نقاط مربوط به آخرین زمان تعیین شده برای دستیابی به هدف مورد بررسی قرار گیرند.  بنابراین، اگر زمان کافی برای اندازه گیری پیشرفت باشد، بازبینی ها می توانند ماهانه باشند.

 

چگونه می توانم KPI ها را گزارش دهم؟

گزارش KPI ارائه ای است که عملکرد فعلی شما را در مقایسه با اهداف خود خلاصه می کند. می توان آن را به طرق مختلف ارائه کرد، از صفحات گسترده و صفحات اسلاید گرفته تا گزارش های کتبی رسمی و همانطور که ترجیح می دهیم، داشبوردها.

به طور سنتی، گزارش KPI به صورت فصلی تهیه می شود. اما بسته به میزان عمق این گزارشات، ممکن است بخواهید هر بار که یک KPI را مرور می کنید، یک گزارش KPI ایجاد کنید.

 

چند KPI را باید ردیابی کنم؟

طبق تجربه من، هرچه کمتر بهتر. بارگیری KPI های زیاد یا اندازه گیری KPI هایی که برای مرحله خاصی از شرکت شما مناسب نیستند ، می تواند آسان باشد. تحقیقات نشان می دهد که تیم های 3-5 نفره کارآمدتر هستند.

 

چرا KPI ها مهم هستند؟

تعقیب اهداف بستگی به ارائه متمرکز و مداوم نتایج دارد. KPI ها مهم هستند زیرا آن ها به عنوان پست های راهنمای شما را به جایی می رسانند که می خواهید باشید.

 

کدام شرکت ها از KPI استفاده می کنند؟

همه سازمان ها، صرف نظر از اندازه و بخش، که هدفی را در نظر دارند و معتقدند ایجاد استراتژی برای رسیدن به این اهداف مهم است.

 

داشبورد KPI چیست؟

داشبورد KPI یک تجسم زمان واقعی (در تلفن همراه، رومیزی یا تلویزیون دیواری در دفتر شما) از KPI هایی که انتخاب کرده اید ایجاد می کند. بهترین داشبورد های KPI قابل تنظیم هستند، به شما این امکان را می دهند که رنگ های دیگر را تغییر دهید، KPI های خود را سازماندهی کرده و پیشرفت خود را در یک نگاه مشاهده کنید.

 

ممنونم که نوشته من رو مطالعه کردین، مثل همیشه در صورت تمایل خیلی خیلی خوشحال می شم نظراتتون رو بخونم! شاد و پیروز باشید.

پیشنهاد می کنم بعد از خوندن این نوشته در مورد OKR هم کمی اطلاعات کسب کنید.

1 Comment

Add Yours →

دیدگاهتان را بنویسید