town hall meeting چیه؟

town hall meeting، جلسات همه جانبه و ضرورتش برای شرکت ها!

town hall meeting چیه؟

town hall meeting شاید به گوش هیچکدوم از ما آشنا نباشه، احتمالا مطالب فارسی زیادی هم درموردش پیدا نمی کنید، اگه ویکی پدیای انگلیسی رو هم نگاه کنید از این اصطلاح به عنوان جلسات شورای شهر و یا جلساتی که اعضای شهرداری میان و با مردم صحبت می کنن یاد کرده، اما اینا هیچکدوم town hall meeting  نیستن! town hall meeting  به جلساتی می گن که معمولا در آخر یک بازه زمانی مشخصی و بیشتر آخر هر ماه، سران هر شرکت بزرگ یا کوچیکی کارکنانشون رو جمع می کنن و درمورد مسائل مختلف گفت و گو می کنن. این جلسه ها توسط یک فرد یا چند نفر برتر اون شرکت مدیریت می شه، معمولا از قبل دستور جلسه رو بین افراد حاضر توزیع می کنن و بهتره که تعاملی باشه.

شاید اطلاعات زیادی درمورد این اصطلاح و این که توی ایران و شرکت هاش چقدر رسمیه نداشته باشیم ولی یکی از خوبی های معدود کرونا این بود که با توجه به اینکه ویروس کرونا بسیاری از افراد رو به مشاغل راه دور هدایت می کنه، برگزاری جلسات مجازی همه کاره به کارآمدترین روش برای برقراری ارتباط با کارکنان تبدیل شده و حتی شرکت هایی هم که عادت به این جلسات town hall meeting نداشتند این رسم رو به راه انداختند و حتی شاید سرانش اسم این عبارت رو هم نشنیده باشن اما به خاطر این که الان دورکاری خیلی قوت بیشتری گرفته و همه با ویدیوکال در دسترس هستند، جلسات دوره ای گذاشته باشن، چیزی که ما از این به بعد اون رو town hall meeting خواهیم نامید.

در حالی که جلسات مجازی town hall meeting  به این معنیه که تیم از راه دور و جهانی شما رو درگیر خود می کند، یک جلسه ضعیف ممکنه کل این اهداف رو نابود کنه، کارکنا رو خسته و دلسرد و کنه و نبودنش خیلی بهتر از بودنش باشه. از سوی دیگر، جلسات مجازی همه دست ها می تونه تا حد زیادی برای روحیه کارکنان شما مفید باشه، حتی اگر نتونید اون ها رو در محل کنار خودتون داشته باشین. با توجه به اینکه شرکت های بیشتری به کار از راه دور روی آورده اند، تطبیق جلسات در مقیاس بزرگ با فضای آنلاین اهمیت بیشتری پیدا می کنه. در اینجا نکاتی درباره نحوه اجرای جلسات مجازی آنلاین همه دست ها آمده است. این نوع از جلسات دارای ویژگی های تعاملی بسیاری است که می تواند به شما در تعامل بهتر با تیم خود کمک کنه. در واقع حتی اگر افراد در یک مکان نیستن، مهمه که اطمینان حاصل شه که همه احساس سهولت و استقبال یکسانی دارن و از بودن توی جلسه احساس خوبی می کنن. از اون جایی که تجملات فیزیکی و امکاناتی که حال کارمندان رو بهتر می کنه در town hall meeting در دسترس نیست، در اینجا مواردی وجود دارد که می تونید روی اون ها تمرکز کنید تا مخاطبان مجازی خود رو در یک town hall meeting معتبر و خوشامد تجربه کنند:

  1. فضایی استقبال کننده و تعاملی فراهم کنین
  2. به مخاطبان خود این فرصت رو بدید که راحت تر معاشرت کنن
  3. اطمینان حاصل کنید که مخاطبان شما در طول رویداد احساس مشارکت می کنند

شاید توی ایران خیلی جا نیوفتاده باشه ولی واقعا town hall meeting جزء اصلی در هر شرکت با اندازه متوسط ​​و بزرگه و برای کمک به همسویی کارکنان و ذینفعان ضروریه. از اونجایی که به طور معمول کل شرکت رو شامل می شود، مهمه که اطمینان حاصل شه که جلسات قادر خواهند بود همه افراد حاضر رو درگیر کنند، نه تنها برای بهبود مشارکت کارکنان، بلکه همچنین برای اطمینان از اینکه اطلاعات به اشتراک گذاشته شده باقی می مانند.

یک راه آسان برای بهبود این جلسات، استفاده از ابزار جذب مخاطبه، اینجا چند روش براتون آماده کردم!

 

دستور کار فراموش نشه

قبل از شروع جلسه، ابتدا باید دستور کار مشخصی داشته باشید. همه جلسات نباید تعاملی باشند: در حالی که می تونید پرسش و پاسخ زنده و نظرسنجی رو اضافه کنید، می تونید از جلسات معمولی ما برای برنامه ریزی استراحت توالت، گفتگوهای غیر تعاملی یا حتی ناهار استفاده کنید.

 

حال جسمی و روحی همه رو در نظر بگیرین و بپرسین

سعی کنید جلسه ای رو با حضور کامل و حال خوب همه افراد شروع کنید.

 

پرسش و پاسخ زنده و مشارکت همه

گفتگوی دو طرفه در یک جلسه همه جانبه کلیدی است. برای هر سخنران در یک جلسه تمام دست، یک پرسش و پاسخ زنده داشته باشید تا شرکت کنندگان درگیر محتوای به اشتراک گذاشته شده شوند. اجازه دادن به  اون ها برای طرح سوالات یا حتی نگرانی ها در طول جلسه به صورت مجازی و پاسخ دادن، به افزایش سوالات پرسیده شده کمک می کند و اطمینان حاصل می کند که همه در مورد موضوع مورد بحث همسو هستند.

 

نظرسنجی کنید

به جای استفاده از ابزار نظرسنجی ما به عنوان یخ شکن، سعی کنید از آن برای سرشماری از دیدگاه شرکت یا تیم خود استفاده کنید. این امر به مشارکت کارکنان کمک می کند تا به تیم خود اجازه دهید در برخی تصمیمات گرفته شده در تیم اظهارنظر کند یا دیدگاه خود رو با اعضای مدیریت به اشتراک بگذاره.

برخی از سوالات می تونن شامل ابنا باشن:

  1. چقدر دوست دارید با تیم فعلی خود کار کنید؟
  2. دوست دارید چه غذاهایی بیشتر تو تایم ناهار بخورید؟
  3. چقدر از کار فعلی خود لذت می برید؟
  4. دوست دارید شرکت ما چگونه عمل کنید؟
  5. آیا ترجیح میدین یک هفته کار چهار روزه یا افزایش مرخصی داشته باشید؟ ساعت کم شه یا روزا؟

 

قدردانی

ما قبلاً این رو به اشتراک گذاشتیم: قدردانی از افراد درون شرکت می تواند راهی عالی برای ایجاد فضای مثبت در شرکت باشد. این می تواند برای مشغول نگه داشتن کارکنان در یک روز معمولی یا راهی مفید برای تقویت روحیه در زمانی که یک شرکت در شرایط سختی قرار دارد، بسیار عالی باشد. به سادگی یک نظرسنجی باز رو پیشاپیش باز کنید و همه رو مجاب کنید که در آن هفته فردی رو که می خواهند قدردانی کنند معرفی کنند. این می تواند برای موارد کوچک مانند پاکسازی سطل زباله یا دستاوردهای بزرگ مانند برنده شدن مشتری جدید باشد. سپس، از همه بخواهید به نامزدهایی که می خواهند از آنها حمایت کنند رای دهند. سپس می تونید نام افرادی رو که در تمام مدت نامزد شده اند صدا کنید، یا حتی به فردی که دارای بیشترین نامزدی است جایزه بدین.

دیدگاهتان را بنویسید